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Roche Diabetes Care France: un mix di modalità pedagogiche per un onboarding di successo

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Roche Diabetes Care France (RDCF), una delle tre entità del gruppo Roche, porta avanti due missioni:

  1. Commercializzare un ecosistema di soluzioni per l’automonitoraggio glicemico e la terapia insulinica con microinfusore, destinato ai pazienti diabetici e agli operatori sanitari che li seguono.
  2. Ideare servizi e strumenti cartacei o digitali per aiutare i pazienti a gestire agevolmente il diabete e affiancare gli operatori sanitari che li hanno in cura.

In un contesto di rapida evoluzione del settore della salute (tecnologie d’avanguardia, avvento di player specializzati nella gestione dei dati sanitari e diffusione della telemedicina), RDCF ha dovuto adattarsi, sviluppando strumenti innovativi e nuovi modelli di business. Per accompagnare il lancio di questa nuova offerta, l’azienda si è posta un obiettivo molto ambizioso: coinvolgere la totalità dei suoi collaboratori in questa trasformazione digitale. Per riuscire nell’impresa, ha attuato una strategia incentrata sull’onboarding.

Enormi sfide economiche e organizzative

Roche Diabète non è certo alle prime armi nell’universo digitale. Con Digicheck, implementato sull’applicazione Teach on Mars nel 2019, è riuscita a formare tutti i dipendenti sulle nuove tecnologie e le nuove attività dell’azienda. Ora tocca ai nuovi arrivati approfittare di un percorso di onboarding completo in blended learning. Il nuovo sistema, battezzato Mission 484, risponde alle sfide seguenti:

  • Inserire in azienda nel corso dell’anno una cinquantina di nuovi assunti, chiamati a lavorare in sede e fuori sede, con incarichi diversi, contratti diversi, in località diverse, in modo da limitare il costo delle assunzioni mancate
  • Coinvolgere 30 esperti interni nel percorso formativo, per un totale di 10 sessioni di onboarding all’anno. Parallelamente, organizzare l’entrata in servizio di figure eterogenee nelle varie entità dell’azienda.

Il programma di onboarding è stato ideato tenendo conto di queste sfide e sulla base delle convinzioni pedagogiche del team di RDCF.

Blended learning: un approccio pedagogico stimolante

Mission 484 si regge sul modello 70-20-10 e sull’alternanza di modalità formative sincrone (in presenza o a distanza) e asincrone (con attività da eseguire in autonomia) per consentire ai learner di scoprire la realtà del proprio lavoro nel suo svolgersi quotidiano. Il programma è suddiviso in 3 grandi fasi:

  • 4 giorni per esplorare l’azienda
  • 8 settimane per la preparazione professionale
  • 4 mesi per diventare autonomi

Questo programma di onboarding si prefigge un duplice obiettivo: innanzi tutto, consentire ai neoassunti di assimilare rapidamente i valori dell’azienda e di conoscerne le attività. In secondo luogo, affiancarli durante il periodo di adattamento al loro ambiente di lavoro. L’apprendimento vuole essere cronologico e graduale, con valutazioni lungo tutto il percorso per verificare lo sviluppo delle competenze e il grado di autonomia dei nuovi collaboratori.

Un programma ben congegnato

Per coprire tutti i gruppi target, il programma propone 3 percorsi:

  • Un percorso “supporto”
  • Un percorso “operativo Business”
  • Un percorso per i prestatori di servizi

Ogni percorso poggia su 3 pilastri organizzativi fondamentali, necessari per la buona riuscita del programma formativo e dell’onboarding dei nuovi collaboratori.

1. Il primo pilastro è un’agenda annuale con tutte le attività formative pianificate per consentire l’intervento dei 30 esperti al momento opportuno in ogni sessione e un agevole svolgimento del programma

roche care diabetes france agenda 2021

2. Il secondo pilastro è l’applicazione Mission RDCF, sviluppata sulla soluzione Teach on Mars, che rappresenta la “spina dorsale” del programma di onboarding. Permette infatti di rendere disponibili i contenuti, i contributi degli esperti e le valutazioni, utilizzate prima e dopo le sessioni sincrone.

application mobile learning onboarding roche diabetes france

L’applicazione Mission RDCF

3. Il terzo pilastro è l’affiancamento continuo e graduale. Fin dal primo giorno, il team dei formatori e i superiori diretti dei neoassunti danno il via a quest’accompagnamento, che termina quando la totale autonomia è stata raggiunta e l’assunzione viene confermata trascorsi i 4 mesi di prova.

Alternanza di sequenze comuni e specifiche

  • I percorsi di onboarding prevedono un alternarsi di moduli asincroni, sincroni e di “full immersion” nel contesto professionale
  • Il modulo Preboarding e i moduli di base comuni (Tronc commun) interessano tutti i partecipanti, qualunque sia il posto occupato o la funzione svolta
  • I moduli SC1 e SC2 sono destinati ai team operativi, che lavorano a contatto con il clienti

Moduli blended e sessioni di full immersion professionale completano questi percorsi, in un’ottica di specializzazione delle varie figure e di responsabilizzazione dei nuovi collaboratori, che passano gradualmente dall’osservazione alla piena partecipazione.

Modalità ad hoc per ogni obiettivo pedagogico

Per rendere il programma quanto più possibile coinvolgente, ogni modulo è stato pensato in modo da sfruttare al meglio ciascuna modalità pedagogica:

  • Sessioni sincrone in presenza: principalmente di tipo collettivo e partecipativo, per lavorare sugli aspetti informali, le simulazioni situazionali o il feedback.
  • Supporto asincrono per le sessioni a distanza: principalmente di tipo individuale, con didattica top-down, ma anche attività gamificate e ludiche per favorire il coinvolgimento, o ancora con valutazioni.
  • Sessioni di full immersion professionale in presenza, in cui il neoassunto viene simultaneamente affiancato e valutato dal manager.

Un programma evolutivo e agile

Il primo lockdown ha messo alla prova l’agilità del programma. Effettivamente, per preservare la qualità del percorso formativo, è stato necessario adattare le sessioni in presenza. La formazione sincrona è stata realizzata totalmente a distanza via GoogleMeet e snellita per concentrarsi su condivisioni, fatti concreti e aspetti umani.

L’applicazione Missions RDCF si è dunque evoluta per completare le sessioni sincrone e proporre così un’esperienza di apprendimento totalmente positiva malgrado il contesto. Molti moduli sono stati digitalizzati sull’applicazione per limitare il numero di sessioni sincrone. Anche le certificazioni sono state rilasciate in formato digitale per attestare i progressi compiuti dai partecipanti. Infine, l’applicazione è stata arricchita di un accesso riservato ai manager, che possono quindi fruire di una visione d’insieme delle statistiche sui propri team.

certification onboarding roche diabetes care france

Certificazione “Mission 484: OnBoarding 1 – Moduli di base comuni”

Il particolare contesto pandemico ha perfino aiutato i responsabili della formazione a rendersi conto che alcuni workshop potevano svolgersi interamente in digitale senza per questo perdere in incisività e significato.

Un programma che ha conquistato tutti, a tutti i livelli

Il più grande merito del programma è di aver dato risposta al 100% delle esigenze di onboarding fin dal suo debutto agli inizi del 2020. La soddisfazione dei partecipanti ha d’altronde superato le aspettative più rosee: il 100% consiglia questo percorso e il 90% lo mette al primo posto delle migliori esperienze formative personali.

Ma questo successo si è tradotto anche in riconoscimenti interni, per gli esperti e i manager coinvolti in prima persona che hanno espresso all’unanimità il loro apprezzamento per la qualità del programma. Stesso entusiasmo anche all’esterno dell’azienda, che ha scalato la classifica Top employers e ha migliorato il suo Employer Brand, fattore cruciale per attrarre i migliori talenti.

Best practice per un progetto blended vincente

Strutturare senza perdere in flessibilità: l’applicazione RDCF ha fatto da “dorsale” al programma ed è servita da filo conduttore lungo tutto il percorso di onboarding. Anche la pianificazione è stata determinante nel portare al successo il programma.

I diversi moduli sono stati progettati in modo da offrire la massima scalabilità e capacità di adattarsi a nuove circostanze, come dimostrato durante il lockdown, quando alcuni sono diventati 100% digitali e asincroni, mentre altri sono rimasti in modalità sincrona ma arricchiti di tool digitali.

Coinvolgere tutti gli interessati: un programma blended che vede esperti e manager svolgere un ruolo importante deve coinvolgere questi soggetti già dalla fase di progettazione del percorso. È infatti necessario affiancarli adeguatamente, aiutandoli a prepararsi al ruolo che li attende (animazione dei corsi, digitalizzazione, ecc.) ma anche ricompensare il loro impegno con i dovuti riconoscimenti. Il programma di onboarding è il frutto di un lavoro di squadra e pertanto richiede una buona dose di comunicazione e di coordinamento tra tutti gli stakeholder coinvolti.

Alla stesura di questo articolo hanno collaborato Sébastien Grandazzi e Éléonore Grospellier di Roche Diabetes Care France e Tiphaine Duchet e Antoine Pezet di Teach on Mars.