L’ONBOARDING DIGITAL DES COLLABORATEURS
Optimiser lâintĂ©gration des collaborateurs grĂące Ă une application mobile.
Sommaire
LâintĂ©gration en entreprise appelĂ©e aussi onboarding (ou encore on boarding) reprĂ©sente le processus de lâarrivĂ©e dâun collaborateur dans sa nouvelle sociĂ©tĂ©. Ce moment est charniĂšre pour le salariĂ© qui va dĂ©couvrir son nouvel environnement de travail, ses collĂšgues et ses missions.
Quelle est la dĂ©finition de lâonboarding ?
Voici la dĂ©finition de lâonboarding parue sur le site Culture-RH : âLâonboarding, traduit en français par âembarquementâ, est un processus utilisĂ© par les entreprises pour valoriser lâintĂ©gration des nouveaux collaborateurs.
Lâobjectif de lâonboarding est de mettre en place des actions qui faciliteront lâarrivĂ©e dâun nouveau salariĂ© au sein de lâentreprise.â
Pourquoi utiliser une application mobile pour rĂ©ussir lâintĂ©gration de vos collaborateurs ?
Pourquoi est-il capital de réussir un onboarding ?
Câest prĂšs de 17% des salariĂ©s qui quittent lâentreprise durant les 45 premiers jours. Quand on sait quâun recrutement coĂ»te entre 20 000⏠et 200 000⏠à lâentreprise en fonction du temps passĂ©, du poste et de la rĂ©munĂ©ration (toujours selon le site culture-rh), on comprend pourquoi il est essentiel de sĂ©curiser le recrutement en offrant une expĂ©rience dâintĂ©gration optimale.Â
Les enjeux de lâintĂ©gration des salariĂ©s Ă©tant une prioritĂ©, les RH (ressources humaines) ont donc tout intĂ©rĂȘt Ă proposer un parcours dâintĂ©gration engageant, efficace et adaptĂ©. Lâonboarding digital rĂ©pond Ă ce besoin pour de multiples raisons.
Selon une Ă©tude de Cadremploi, câest 1 cadre sur 3 qui a dĂ©jĂ dĂ©missionnĂ© Ă cause dâun mauvais on boarding ou dâune mauvaise intĂ©gration dans lâentreprise. 35% sont partis durant les 6 premiers mois. Il est donc essentiel dâaccompagner ces collaborateurs et, comme le dit la dĂ©finition, dâembarquer sur le long terme ceux qui diffusent votre marque employeur. Embarquer et rassurer va nĂ©cessairement passer par la mise en place dâun parcours dâintĂ©gration idĂ©alement digitalisĂ© (en 2019, 54% des cadres nâen ont pas bĂ©nĂ©ficiĂ© !).
Comment réussir un onboarding (digital)?
On le disait plus haut, le parcours dâintĂ©gration en entreprise peut ĂȘtre un moment particuliĂšrement Ă©prouvant pour le nouveau collaborateur qui doit assimiler beaucoup dâinformations :Â
les connaissances sur lâentreprise
les connaissances sur lâorganisation interne
son environnement de travail
son Ă©quipe, ses collĂšgues et lâĂ©co-systĂšme
ses missions
Toutes ces informations doivent ĂȘtre acquises dans un temps trĂšs restreint et le processus dâaccueil peut donc ĂȘtre particuliĂšrement chargĂ© ce qui peut nuire Ă son efficacitĂ©.
Pourquoi un parcours digitalisĂ© ? Pouvoir digitaliser une partie des informations, permet de proposer un espace unique et accessible pour trouver les rĂ©ponses aux questions que le nouveau collaborateur se pose. Cela lui permet dâutiliser un outil conçu spĂ©cialement pour lui et cela permet au ressources humaines de dĂ©multiplier facilement ce nouveau livret dâaccueil.
Câest aussi une opportunitĂ© de repenser tout le processus d’accueil et d’intĂ©gration des nouveaux salariĂ©s. Par exemple, en les faisant dĂ©buter dĂšs la confirmation du recrutement et non au premier jour effectif. Ce prĂ© boarding allonge le temps de lâonboarding et embarque le collaborateur dans un moment positif qui est lâannonce de la collaboration.
« Le livret d’accueil est remis Ă chaque nouvel arrivant d’une entreprise afin de lui prĂ©senter la structure qu’il vient d’intĂ©grer.«Â
Les bĂ©nĂ©fices dâun onboarding digital innovant
Les bĂ©nĂ©fices dâun onboarding digital innovant
Un autre argument Ă ne pas nĂ©gliger est lâapport dâun tel outil sur votre stratĂ©gie de marque employeur. Câest en effet la parfaite occasion pour faire briller votre identitĂ© employeur en proposant une expĂ©rience dâonboarding innovante, dynamique et gamifiĂ©e.
Une marque employeur valorisée
La marque employeur est lâimage que la marque renvoie Ă ses collaborateurs et Ă ses candidats. Cette image sâinstalle grĂące aux outils de communication et du marketing digital, mais les RHs et les Ă©quipes formation ont aussi leur rĂŽle Ă jouer durant toute la pĂ©riode du recrutement et de lâintĂ©gration.
En proposant un parcours dâintĂ©gration digital, le RH marque la volontĂ© dâaccompagner au mieux le collaborateur dans sa prise de fonction et cela dĂšs la phase de prĂ© boarding. Il dĂ©montre ainsi un intĂ©rĂȘt de la marque pour ses collaborateurs ce qui permet de faire briller la marque employeur et par ricochet la marque tout court.
Un accueil facilitĂ© et un accompagnement mĂȘme Ă distance
Pour les Ă©quipes qui accueillent le nouveau collaborateur, il nâest pas toujours facile de guider efficacement le nouvel arrivant. Câest normal, les routines et le rythme ne doivent pas ĂȘtre remis en question par lâarrivĂ©e dâune nouvelle recrue.Â
Les entreprises ont trouvĂ© la parade en mettant en place un systĂšme de mentorat ou de parrainage. Le mentoring simplifie lâexpĂ©rience du collaborateur en lui permettant de rĂ©duire son nombre dâinterlocuteurs. Le nouvel arrivant Ă©vite ainsi toute redite et peut crĂ©er un lien privilĂ©giĂ© avec le collĂšgue qui aidera son intĂ©gration auprĂšs des autres.
GrĂące Ă une solution digitale de formation et dâonboarding comme Teach on Mars, le mentor ou le parrain Ă la possibilitĂ© dâavoir le suivi de lâavancĂ©e de son âfilleulâ et il est aussi possible de lui recommander des parcours de formation. En prime, il est possible pour le mentor de se former lui-mĂȘme. Câest un outil idĂ©al pour accompagner le mentor tout autant que le mentorĂ© et cela contribue en prime Ă fidĂ©liser le parrain qui se sent valorisĂ© et responsable.
LES avantages de lâonboarding digital face Ă une intĂ©gration en entreprise âclassiqueâ
Le Préboarding : une intégration de qualité, avant le 1er jour !
Pour rĂ©pondre au besoin dâĂ©viter la surcharge cognitive, il semble important de rĂ©partir les informations Ă transmettre sur une pĂ©riode plus longue. Paradoxalement, le collaborateur doit ĂȘtre opĂ©rationnel le plus rapidement possible.Â
Heureusement, une pĂ©riode est largement sous-exploitĂ©e : la pĂ©riode entre le recrutement et la prise de poste. Ce moment peut ĂȘtre assez long (entre 1 et 3 mois dans certains cas, voire plus) et peut parfois ĂȘtre un moment Ă risque si le contact nâest pas entretenu pendant cette pĂ©riode (dans le cadre dâautres processus de recrutement ou de rĂ©tention en parallĂšleâŠ). Câest pourtant le moment idĂ©al pour proposer un prĂ©boarding.
DĂ©finition prĂ©boarding : action de faire dĂ©buter la phase d’intĂ©gration avant la prise de poste effective.
Le prĂ©boarding est donc une phase de lâonboarding qui se situe avant la prise de poste et qui permet Ă un collaborateur de se sentir intĂ©grĂ© dĂšs la confirmation du recrutement;Â
Ainsi, il aura accĂšs Ă des informations lui permettant de mieux comprendre son entreprise dâaccueil, grĂące, par exemple, Ă une courte formation sur lâhistoire de la marque, son organisation, les informations utiles etc.Toutes ces informations sont disponibles Ă lâheure oĂč la nouvelle recrue se pose beaucoup de questions. Lâapplication dâonboarding, en y rĂ©pondant, lui permet dâarriver beaucoup plus serein le jour de sa prise de fonction.
Roche DiabĂštes Care France Ă tout Ă fait compris ce besoin et propose ainsi dans son parcours dâintĂ©gration Mission 484 un prĂ©boarding dâune semaine disponible sur son application Teach on Mars.
La gamification du parcours dâintĂ©gration : motiver et guider le collaborateur dans sa montĂ©e en compĂ©tence
Lâobjectif Ă atteindre est clairement dĂ©fini lors dâune intĂ©gration, les Ă©tapes pour lâatteindre le sont parfois moins. Dans un parcours dâintĂ©gration digital, il est possible de mettre en avant diffĂ©rentes Ă©tapes de lâOnboarding en fonction des mĂ©tiers. Imaginons par exemple un commercial qui suivrait son parcours et devrait maĂźtriser son poste en 4 mois :Â
- 1Ăšre Ă©tape : connaissance de lâentreprise (histoire, valeurs, organisation etc.)
- 2Ăšme Ă©tape : connaissance du marchĂ© (secteur dâactivitĂ©, concurrence etc.)
- 3Ăšme Ă©tape : connaissance du produit et des offres (le produit que lâon vend, lâoffre de services proposĂ©s etc.)
- 4Úme étape : le métier (comment bien vendre ? le service client etc.)
- etc.
Chacune de ces Ă©tapes peut faire lâobjet dâun contenu instructif et dâune activitĂ© de jeu permettant de faire de lâancrage mais permettant aussi de valider et de cĂ©lĂ©brer le passage des Ă©tapes. Une Ă©tape validĂ©e donnera accĂšs Ă une nouvelle Ă©tape permettant ainsi de maintenir la motivation et la curiositĂ© du nouvel arrivant.Â
Les dĂ©fis sont aussi un excellent moyen de guider le nouveau collaborateur vers des collĂšgues ou des actions le rendant acteur de son intĂ©gration et de sa montĂ©e en compĂ©tences.Â
Chez Teach on Mars par exemple, les dĂ©fis que nos nouveaux collaborateurs retrouvent sur leur application mobile les mĂšnent Ă contacter certains de leurs collĂšgues pour leurs poser des questions spĂ©cifiques. Certaines missions sont aussi de crĂ©er un contenu ou encore de lire des articles. La montĂ©e en compĂ©tences devient ludique et fun et permet de crĂ©er des souvenirs pour la suite.Â
Les jeux, les quiz et les dĂ©fis du prĂ©boarding permettent aux collaborateurs dâassimiler un socle commun et homogĂšne pour laisser la place Ă un onboarding plus spĂ©cifique, adaptĂ© au mĂ©tier ou au contexte, mais tout aussi gamifiĂ©. Pour cela, lâadaptive learning offre de rĂ©elles possibilitĂ©s de personnalisation.
Adaptive learning : offrir un parcours adapté aux besoins du collaborateur
Bien sĂ»r les besoins dâintĂ©gration du collaborateur sont diffĂ©rents en fonction de son expĂ©rience, ses missions ou encore son Ă©quipe. Il est donc essentiel dâadapter lâexpĂ©rience en fonction des besoins du nouvel arrivant. Des mĂ©thodes permettent donc de personnaliser lâexpĂ©rience dâintĂ©gration afin dâĂȘtre le plus pertinent possible.Â
Un profiling en dĂ©but dâintĂ©gration va pouvoir permettre de recommander des parcours (par exemple grĂące Ă un systĂšme de skills assessment). En identifiant les compĂ©tences ou les marges de progression que doit atteindre le salariĂ©, il est possible de lui crĂ©er un programme de formations devenant ainsi un parcours dâonboarding innovant et personnalisĂ©.
LâOnboarding digital : engager les nouveaux collaborateurs⊠mais pas seulement !
Dâune pierre, deux coups : rĂ©-enchanter lâexpĂ©rience collaborateur grĂące Ă lâonboarding digital
Lâonboarding digital crĂ©Ă© pour vos nouveaux collaborateurs peut aussi trouver une toute autre cible : vos salariĂ©s dĂ©jĂ intĂ©grĂ©s.Â
Le monde du travail a beaucoup Ă©voluĂ© ces derniĂšres annĂ©es avec le Covid-19 et pour certains lâengagement collaborateur a Ă©tĂ© mis Ă rude Ă©preuve (baisse des interactions entre collĂšgues, frontiĂšres vie pro-vie perso plus flouesâŠ) ce qui a pu provoquer une baisse du sentiment dâappartenance ou de la motivation.Â
Lâonboarding peut ĂȘtre un bon moyen de rappeler lâhistoire et les valeurs communes. En intĂ©grant une rĂ©trospective de lâentreprise par exemple : cela peut-ĂȘtre un superbe moyen de raviver les moments clĂ©s quâa vĂ©cu le professionnel en poste tout en sensibilisant le nouvel arrivant.
Chez Teach on Mars, notre rĂ©trospective met en valeur nos diffĂ©rents dĂ©mĂ©nagements, les Ă©volutions phares de notre produit ou encore les Ă©vĂ©nements qui ont marquĂ© nos clients, partenaires et collaborateurs (UniversitĂ©s dâĂ©tĂ©, Partner forums etc.)
Dâune pierre, trois coups : rĂ©-engager des collaborateurs Ă©loignĂ©s de lâentreprise
Câest aussi lâoccasion de reonboarder vos collaborateurs revenant dâun arrĂȘt long ou dâun changement majeur dans lâentreprise (congĂ© parental ou sabbatique, arrĂȘt maladie, mobilitĂ© etc.). Ces salariĂ©s ont pour certaines Ă©tĂ© Ă©loignĂ©s de lâentreprise pendant une pĂ©riode non nĂ©gligeable, pour dâautres ils connaissent un changement important dans celle-ci.Â
Ces changements peuvent provoquer une perte de repĂšre ou de confiance en eux, voire de lâanxiĂ©tĂ©. Il est donc important de pouvoir rassurer et rĂ©-embarquer ces collaborateurs. Quelques bonnes pratiques peuvent notamment ĂȘtre mises en place pour accompagner le retour du salariĂ© :
Proposez des dĂ©fis de questionnement. Ex : âfaites un point avec votre manager pour quâil vous raconte ce que vous avez manquĂ© pendant cette pĂ©riode.â
Partagez des bonnes pratiques pour la reprise de la boite mail. Ex : âvous vous demandez comment traiter de maniĂšre efficace tous les mails que vous avez en attente ? Voici une stratĂ©gie en 5 Ă©tapes.â
Mettre Ă disposition des formations pour aider Ă la reprise. Des formations pour aider Ă se concentrer, pour gĂ©rer son stress ou encore pour organiser sa reprise peuvent ĂȘtre dâun grand soutien. (Notez quâil reste important de laisser ces parcours dans une dĂ©marche volontaire pour soutenir et ne pas imposer un fonctionnement.)
Renseigner et apporter des rĂ©ponses RH :explication du processus de retour, des diffĂ©rentes Ă©tapes obligatoires permettant de rassurer le salariĂ© (entretien de retour, Ă©ventuel rendez-vous avec la mĂ©decine du travailâŠ).
Exemple : Roche DiabĂštes Care a rĂ©volutionnĂ© lâonboarding avec son application mobile
Roche DiabĂštes Care France offre une expĂ©rience dâonboarding exemplaire. Dans le cadre de son projet Mission 484, lâentreprise propose un parcours blended, encadrĂ© et ludique. Ce parcours intĂšgre en effet du mobile learning, du prĂ©sentiel, des phases dâobservations et dâactions, des phases en autonomie et des phases en duo pour finir il aborde diffĂ©rentes thĂ©matiques. Et ce travail est un vĂ©ritable succĂšs !Â
â100% des participants recommandent le parcours. 90% lâĂ©valuent comme leur meilleure expĂ©rience de formation.â
Cela se remarque aussi en externe, des places ont Ă©tĂ© gagnĂ©es au classement Top Employeur (qui fait briller la marque employeur) et lâattractivitĂ© a Ă©tĂ© boostĂ©e ce qui a facilitĂ© le recrutement de talents.
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Conclusion
Les entreprises ont pris conscience de l’importance d’une intĂ©gration de qualitĂ© pour fidĂ©liser les collaborateurs. Pour optimiser cette phase charniĂšre dans la vie du collaborateur, il convient de le former, de l’informer et de l’accompagner